郵箱現(xiàn)在已經(jīng)是大部分企業(yè)所必備的應(yīng)用軟件之一。企業(yè)郵箱的優(yōu)勢已經(jīng)非常明顯，筆者在這里也不做過多闡述。筆者這里主要對一些產(chǎn)品的具體功能進(jìn)行測試與分析，以幫助大家選擇一款合適自己的企業(yè)郵箱產(chǎn)品。首先筆者會對網(wǎng)易的企業(yè)郵箱進(jìn)行測試。
一、群發(fā)單顯功能，提高群發(fā)的私密性
在日常工作中，群發(fā)是一項非常常見的功能。如企業(yè)開發(fā)了一個新產(chǎn)品，需要將這個產(chǎn)品的信息發(fā)送給多個客戶。再如，采購需要一個原材料的報價，也要將報價的內(nèi)容發(fā)給多個供應(yīng)商。此時用戶有兩種做法。一是給每個客戶或者供應(yīng)商都發(fā)一封郵件。另外一種做法就是通過群發(fā)的方式，來向多個客戶或者供應(yīng)商發(fā)送郵件。顯然，通過群發(fā)的操作，會便捷許多。不過群發(fā)也會帶來一定的問題。如普通的群發(fā)，收件人可以看到所有的收件人信息。這顯然與用戶的本意是不同的。用戶希望通過群發(fā)功能來發(fā)送郵件，但是收件人看到的收件人地址只是自己的，其他收件人的地址看不到。
網(wǎng)易的企業(yè)郵箱顯然考慮到了這方面的內(nèi)容。其郵件群發(fā)中，有一個群發(fā)單顯的功能。如上圖所示，當(dāng)用戶需要群發(fā)郵件給客戶或者供應(yīng)商時，可以點(diǎn)擊按鈕“使用群發(fā)單顯”功能，來群發(fā)郵件。當(dāng)使用這個按鈕來群發(fā)郵件時，收件人看到的只是自己的地址。
這里需要注意，一定要使用這個按鈕來群發(fā)郵件，才能夠起到“群發(fā)單顯”的效果。如果在收件人地址欄中直接輸入多個客戶地址，那么就是普通的群發(fā)功能，即收件人可以看到群發(fā)郵件中所有的收件人地址。在使用過程中，這是需要特別警惕的。
二、超大附件，便于文件的傳輸
隨著網(wǎng)絡(luò)速度的提升，大附件的郵件傳輸也變?yōu)榱丝赡堋，F(xiàn)在大部分企業(yè)都采用的是光纖接入，其網(wǎng)絡(luò)速度得到了很大的提升。這就會大附件的傳輸提供了必備的條件。在傳統(tǒng)的郵箱應(yīng)用中，向工程圖紙等等，幾百兆的大附件郵件是無法通過郵箱來傳輸?shù)?。如果要發(fā)送給客戶，那么只能夠通過光盤刻錄、再郵寄等方式，或者建立FTP服務(wù)器等等手段。無論采用哪種手段，都不是很方便。
為此在新的應(yīng)用環(huán)境中，就要求企業(yè)郵箱有大附件傳輸?shù)墓δ?。普通電子郵件在發(fā)送附件時一般只能發(fā)送20M(網(wǎng)易企業(yè)郵箱 目前支持100M)，而更大的文件如工程圖紙等，是無法通過普通電子郵件的附件攜帶的。
網(wǎng)易企業(yè)郵箱 的超大附件功能，可上傳總計不超過2G的多個大型文件并發(fā)送，其中單個文件最大不超過2G。超大附件發(fā)出后，以超鏈接形式支持任何郵箱帳號的收件人進(jìn)行下載，不會占用發(fā)件人和收件人的郵箱容量和網(wǎng)盤容量。超大附件功能不僅可將大型文件發(fā)送給收件人，還方便企業(yè)用戶存儲超大文件的辦公需求：超大附件上傳后有效期雖為15天，但支持無限次數(shù)續(xù)期，只要在到期前進(jìn)行續(xù)期，該文件將一直保存下去。如下圖所示。
雖然系統(tǒng)提供了這個大附件的傳輸功能，但是在實際工作中，大附件的上傳速度比較慢，根據(jù)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)狀況的不同，其所需要的時間也有所不同。而且對方在下載這個大附件時，也需要耗費(fèi)比較長的時間，對于超大附件，用戶一定要記得及時續(xù)期，以免文件在15天后被刪除。
三、加密郵件，提高郵件的安全性
在日常工作中，現(xiàn)在大部分用戶都是通過客戶端來直接接收與發(fā)送郵件的。而且為了工作的方便，在配置上，都會讓客戶端記住密碼。這也就是說，郵件會自動下載到客戶端，并且不用密碼就可以訪問。這就帶來了一定的安全隱患。當(dāng)用戶離開時，其他用戶可以輕松的看到郵件的內(nèi)容。這就是一個便利性與安全性之間的沖突。如何來化解這個沖突呢?使用加密郵件的功能，就可以實現(xiàn)。
根據(jù)20/80原則，其實用戶的郵件，只有20%左右是具有相對的保密要求。而大部分的郵件，都沒有這方面的功能。為此用戶可能只需要對少部分的郵件實現(xiàn)加密功能即可。發(fā)件人在發(fā)送郵件時，用戶可以指定是否需要對郵件進(jìn)行加密。如果需要的話，可以點(diǎn)擊加密郵件的按鈕，然后輸入相關(guān)的密碼。當(dāng)收件人收到這封郵件時，就會有如下圖的警告信息。當(dāng)然，收件人需要預(yù)先得到發(fā)件人的密碼，才能夠打開這封郵件來查看。
筆者認(rèn)為，網(wǎng)易在這方面其實還有一定的改善的地方。舉一個簡單的例子。如網(wǎng)易可以實現(xiàn)讓收件人針對特定的發(fā)件人來設(shè)置加密的措施。如人事經(jīng)理認(rèn)為，財務(wù)部門發(fā)送過來的郵件都是比較機(jī)密的，需要進(jìn)行加密處理。而其他用戶發(fā)送的郵件，不需要進(jìn)行加密。此時就可以針對收件人的地址設(shè)置一個加密策略。當(dāng)打開財務(wù)人員發(fā)送過來的郵件時，需要憑密碼才可以訪問。其他用戶的則不需要。這種強(qiáng)制的措施，就不需要發(fā)件人做單獨(dú)的設(shè)置。畢竟人總有疏忽的時候。如果財務(wù)人員在發(fā)送郵件時，沒有通過加密手段來發(fā)送，那么就存在一定的安全隱患。為此筆者建議，這個郵件是否要加密，作為收件人來說，也需要有一定的控制手段?？梢宰層脩舾鶕?jù)發(fā)件人的不同，來決定是否需要對郵件進(jìn)行加密。
四、安全鎖提高存檔郵件的安全性
根據(jù)用戶的操作習(xí)慣，往往會將一些重要的郵件利用專門的文件夾來管理。如財務(wù)人員，會轉(zhuǎn)門設(shè)置一文件夾，來存放每個月的員工工資信息。這個郵件人事部門每月會發(fā)送一次。對于大部分企業(yè)來說，員工的工資信息都是屬于保密的。為此財務(wù)人員在收到郵件之后，會將其放到一個“員工工資”的文件夾中，以方便管理?，F(xiàn)在用戶需要實現(xiàn)的需求是，對這中比較敏感的文件夾采取加密的措施。即閱讀這個文件夾中的郵件，需要用戶輸入密碼才可以訪問。這就可以避免其他用戶非法來閱讀這些敏感的文件。
如上圖所示，在
網(wǎng)易的企業(yè)郵箱中，提供了安全鎖的功能。通過這個安全鎖，可以對網(wǎng)易郵箱 內(nèi)的“個人網(wǎng)盤”、“自定義文件夾”等內(nèi)容進(jìn)行加密。簡單的說，就是設(shè)置一個訪問密碼。用戶后續(xù)要查看這個這個文件夾時，需要憑合法的密碼才可以訪問。這在實際工作中，是一種必要有用的保密措施
