很多sales外貿(mào)朋友常常抱怨，開發(fā)信效果很差，100封里面好幾十封退信，剩下的就是石沉大海，難得有一個老外回一句“No, thanks.”就可以讓你激動半天。而且還要被拉黑的情況！所有做的很痛苦！所有很多外貿(mào)員都選擇企業(yè)郵箱大量群發(fā)。
其實大家有沒有想過，這樣的做法會嚴(yán)重挫傷自己的積極性。可以試想一下，當(dāng)你一天坐在電腦面前12個小時，從google和各種黃頁搜索到客人信息，一封一封開發(fā)信發(fā)出去，晚上滿臉疲憊的回家，等第二天滿懷希望上班的時候，郵箱里爆滿各種各樣的退信，你是什么感受？
我當(dāng)年大學(xué)畢業(yè)后從業(yè)務(wù)助理、跟單做起，后來做sales和sales manager，PA to director，一直到現(xiàn)在做buyer，中間換了幾份工作，也經(jīng)歷過各種問題。當(dāng)時也有這么一段時間，沒日沒夜地發(fā)推銷信，找新客人，無休止地報價，但效果甚微。后來跟很多不同的客人熟識了以后，私底下聊起發(fā)現(xiàn)，當(dāng)初的開發(fā)信寫的是大大有問題的。很多老外也是做sales的，也會寫開發(fā)信，為什么成交率比我們高很多？即使不說成交率，回復(fù)率也大大高過我們？
很多剛畢業(yè)的朋友們都是學(xué)國貿(mào)專業(yè)出來的，都學(xué)過外貿(mào)郵件這門課，老師們反復(fù)教你們怎么寫商務(wù)信函，怎么回詢盤等等，其實這些教材幾乎都是學(xué)院派人士編的，不是老掉牙過時的東西，就是和現(xiàn)實基本脫節(jié)的。很多老師一輩子都呆在學(xué)校里，外貿(mào)都沒做過，你怎么能指望從他們這里學(xué)到寫商務(wù)信函的精髓？真正好的email，必須要模仿老外的行文方式，尤其是英語為母語的客人！即使你的郵件寫得四平八穩(wěn)，語法精到，整篇下來沒有任何錯誤，在大學(xué)里可以拿滿分作文了，可客人收到以后，還是怎么看怎么別扭。我覺得，你給客人寫郵件的時候，必須要忘記中國人的行文和思維方式，要按歐美人的習(xí)慣去思考問題和寫郵件，這樣才能讓客人把你當(dāng)成同類。
到那一天，你隨便寫一封郵件，當(dāng)大部分人都看不出這封郵件出自一個中國人之手，你就出師了！
我先列舉一些大部分朋友寫email時常范的錯誤，大家可以看看，對比一下自己，其中的幾條是自己也會有的？接下來再討論開發(fā)信怎么寫。呵呵。
1）郵件寫得過長?？腿说臅r間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個不認(rèn)識的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附件，你會不會認(rèn)真去看？而且很多老外的時間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。
我問過很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對的，也是你要找的right person，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運的時刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長？
2）沒有明確的主題。一個不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個就需要經(jīng)驗了，內(nèi)容要言簡意賅，直接吸引客人通過主題去點開郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒有反應(yīng)，就要看實際情況和你內(nèi)容的功力了。有些人寫郵件會這樣設(shè)置主題：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推銷信。當(dāng)你一個禮拜就收到一封推銷信，你可能會有興趣看看，但是如果你一天收到N封推銷信，估計就會很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。所以如何把主題寫好，讓客人知道這是封推銷信，還是要忍不住打開看看？就要根據(jù)之際情況來判斷了。
舉個例子吧，假設(shè)我是做太陽能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國的Home Depot，盡管可能是通過貿(mào)易商做的，不是直接合作，但是完全可以當(dāng)作一個開發(fā)新客人的籌碼！如果我要寫一封開發(fā)信給美國的ABC inc（這個名字是我編的），我從google上了解了一些這個公司的信息，知道他們是美國的進(jìn)口商，有做太陽能燈系列，希望能試著開發(fā)這個客人，我一般會這樣寫主題，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”
其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫給他的主題上首先加上他公司名，表示對他們公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽能燈供應(yīng)商，既表明了實力，也勾起他的興趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來，假設(shè)你找對了人，這個正是ABC公司太陽能燈的buyer，又或者是他的某一個主管，突然某一天收到這么一個主題的郵件，哇，home depot的供應(yīng)商找上來了，太棒了，應(yīng)該看看是不是有合作機(jī)會，是不是比原有供應(yīng)商更好？他打開郵件的概率會非常非常大！再說了，這個主題設(shè)置的還有一個好處，就是客人即使暫時不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來某一天他突然想讓你報報價，很容易就能找到這封郵件！只要關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。
3）長篇大論的公司或工廠介紹。我現(xiàn)在做buyer，也會收到工廠和貿(mào)易公司的推銷信。貿(mào)易公司還稍微好一點，很多工廠的業(yè)務(wù)員，開發(fā)信實在寫得不咋地，簡直可以說是慘不忍睹，既浪費客人時間，也浪費自己時間。我經(jīng)常會收到類似的郵件：“我們是某某照明燈具廠，地處美麗的長江三角洲東南，交通便利，風(fēng)景優(yōu)美，離上海和杭州僅僅2小時車程，我們公司成立于2002年，具有豐富的太陽能燈生產(chǎn)和開發(fā)經(jīng)驗，享譽(yù)全球，我們工廠獲得ISO9001：2000質(zhì)量體系，嚴(yán)格按照5S管理，真誠歡迎您來我廠參觀拜訪，希望和您建立起長久的業(yè)務(wù)關(guān)系，我們以真誠和服務(wù)贏得客戶……”諸如此類的話，客人會看得很不耐煩，即使你是一個很好的公司或很好的工廠，第一次就收到這樣一封郵件，任誰都會感到厭煩的。
有朋友會反問，那完全不寫呢？其實也不一定，要看具體情況。如果公司有突出的優(yōu)勢，可以寫，但是最好一筆帶過就可以。如：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
簡單一點，一兩句話點到重點，調(diào)起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長篇大論，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。
